Imparare a comunicare in modo efficace
Oct 13, 2025
Tutti comunicano sin dalla nascita, e per questa ragione pensano di saper comunicare, finché qualcosa va storto. Un cliente che fraintende una mail; un collega che interpreta male una richiesta; un reparto che lavora su un'ipotesi diversa.
Purtroppo non basta dire: “non era quello che intendevo”. Perché nel lavoro come nella vita privata, la chiarezza non è un'opinione, è un dovere. Per dirla in altri termini, la responsabilità non sta nel comunicare, ma nell’effetto ottenuto. È l’arte del design del linguaggio.
Cos’è davvero il design del linguaggio
Non è stile. Non è tono di voce. Non è estetica.
È struttura. È intenzione. È capacità di progettare come ci si fa capire, anche nei contesti più difficili.
In Otomo usiamo il termine “design” per indicare la progettazione consapevole dei messaggi, dei flussi conversazionali e delle interazioni scritte o orali.
Serve a imprenditori, manager, commerciali, ma anche a buyer, customer service e figure di front office. A chiunque si trovi a:
- negoziare
- dare istruzioni
- rispondere a un cliente
- fare una richiesta interna
- scrivere un’email difficile
- correggere un comportamento senza creare conflitto
Utilizzare al meglio gli schemi linguistici
Gli schemi linguistici sono i “mattoncini” base del design. Sono modelli di frase, mini-strutture, modi di dire le cose che riducono lo sforzo cognitivo dell’interlocutore..
Esempio tipico:
“Capisco il punto, e proprio per questo…”
Non è solo una frase. È una formula. Serve per accogliere un’obiezione e rilanciare senza creare opposizione. È una tecnica.
Oppure:
“Provo a spiegarmi con 3 punti: 1…., 2…., 3…..”
Chi parla così ha una forma mentis chiara. Aiuta l’ascoltatore, non dimostra solo competenza.
Tre cose che puoi iniziare a fare da subito
- Prova a rispondere con uno schema visivo.
- Una lista, un elenco puntato, una struttura chiara anche visivamente.
Ad esempio: se devi dare tre motivi per una scelta, numerali.
- Se devi rispondere a una richiesta, separa chiaramente cosa puoi fare ora, cosa più avanti, e cosa non è possibile.
Questo evita fraintendimenti e aiuta a fissare l’informazione nella memoria.
- Riformula ogni no.
- Invece di dire “non possiamo farlo”, prova con:
“Quello che possiamo fare subito è...”
- Oppure:
“Non è disponibile ora, ma possiamo proporre un’alternativa…”
- Allenati a trasformare ogni rifiuto in una direzione costruttiva: riduce il muro, aumenta la fiducia.
- Prepara 2-3 frasi di backup.
- Quelle che ti permettono di recuperare nei momenti critici.
Esempi pratici:
“Se ho capito bene, quello che stai dicendo è…” — utile per allinearsi e prendere tempo. “
Posso rilanciare con un’idea?” — per ravvivare una call spenta o riaprire il dialogo.
“Posso dirtelo in modo diverso?” — per riformulare un messaggio che ha creato tensione.
Non solo parlare bene
Bisogna creare le condizioni perché tutta l’azienda comunichi meglio.
Non serve diventare grandi oratori. Serve dare il buon esempio:
- sintetizzare in riunione
- scrivere mail chiare
- usare modelli condivisi per fare richieste o dare feedback
Quando cambia il linguaggio, cambia il modo in cui si prendono decisioni. E quindi cambia l’azienda.